PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
DISUSUN OLEH:
Nama :
Setiana Putri Wulandari
NPM :
1C214761
Kelas :
4EA08
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Perencanaan
pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu
sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian
ide; membuat draf, merangkai kata/kalimat/paragraph; dan merevisi.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan
suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih
difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain:
1) Bagaimana
penentuan proses komposisi?
2) Bagaimana
penentuan tujuannya?
3) Bagaimana
penentuan analisis audience?
4) Bagaimana
penentuan ide pokok?
5) Bagaimana
penentuan seleksi saluran dan media?
1.3 Tujuan
Paper ini
bertujuan untuk:
1)
Memberikan penjelasan mengenai proses
komposisi.
2)
Memberikan penjelasan mengenai penentuan
tujuannya.
3)
Memberikan penjelasan mengenai analisis
audience.
4)
Memberikan penjelasan mengenai ide pokok.
5)
Memberikan penjelasan mengenai seleksi
saluran dan media.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Penentuan Proses Komposisi
Proses
komposisi (composition process) penyusunan
pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti
yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi
untuk pesan-pesan bisnis.
Pesan bisnis
yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena
itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam
penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide
daripada mengesankan lawan komunikasi.
Proses
komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga
langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu
yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan,
kondisi, dan situasi komunikasi.
Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi tiga tahap:
1. Perencanaan
Dalam fase
perencanaan (planning phase),
dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi,
audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan
disampiakan, dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Perencanaan, meliputi maksud dan
tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang
akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Organisasi
dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata,
kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan
kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan
dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang
dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi
Setelah
ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun paragraf perhatikan
apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan
benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus
revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya
dapat dicapai seefektif mungkin. Revisi, proses
perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana
tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan
paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
2.2 Penentuan
Tujuan
Tujuan
yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses
pengambilan keputusan antara lain :
·
Keputusan
untuk meneruskan pesan.
·
Keputusan
untuk menanggapi audience.
·
Keputusan
untuk memutuskan isi pesan.
·
Keputusan
untuk menetapkan media yang akan digunakan
A. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.
·
Memberi
Informasi: tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
·
Melakukan
Persuasi: tujuan
kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar
apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang
lain dalam bisnis.
·
Melakukan
Kolaborasi :
kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama
bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang
dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon
biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.
B. Cara Menguji Tujuan
·
Apakah
Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya
realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai
dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya
dan teknis operasional.
·
Apakah
Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu idea tau
gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.
·
Apakah
Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan
siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas
penyampaian suatu pesan.
·
Apakah
Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan
hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.
2.3 Analisis
Audience
Cara Mengembangkan Profil Audiens
·
Menentukan
Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan
format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens.
Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya
besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
·
Siapa
Audiens
Komunikator
perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi.
·
Reaksi
Audiens
Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
·
Tingkat
Pemahaman Audiens
Ketika
menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia,
dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut harus dididik.
·
Hubungan
Komunikator Dengan Audiens
Jika
komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
Cara
Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi
Kunci
komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
·
Temukan/cari
apa yang diinginkan audiens
·
Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
·
Berikan
semua informasi yang diperlukan
·
Pastikan
bahwa informasinya akurat
·
Tekankan
ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Cara Memuaskan Kebutuhan
Motivasional Audiens
Pemberian
motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu
dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat
diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan
yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.
2.4 Penentuan Ide Pokok
Topik dan
ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh
audiens.
A.
Teknik
Curah Pendapat
Teknik ini
memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang
ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
·
Storyteller’s
Tour : telaah
pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, teliti dan
berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
·
Random
List : menulis
segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari hubungan antara ide
yang satu dengan lainnya.
·
CFR
(Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup pemecahan
masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan
antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
·
Journalistic
Approach : menggunaka
pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide pokok.
B.
Pembatas
Cakupan
Cara
ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih
lama.
2.5 Seleksi Saluran dan Media
A.
Komunikasi
Lisan
Kebaikan
dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik (feedback)
dengan segera. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang
ekonomis.
Komunikasi
lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya,
program pelatihan, pidato formasl, dan presentasi lainnya.
Alat bantu
audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide
show sering digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi.
B.
Komunikasi
Tertulis
Salah
satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan
menyebar.
BAB
III
KESIMPULAN
Dapat
diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga
hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan
pesan-pesan bisnis adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan
rangkuman pesan-pesan yang disampaikan. Selain itu dalam merencanakan
pesan-pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar