SOFTSKILL KOMUNIKASI
BISNIS
DISUSUN OLEH:
Nama :
Setiana Putri Wulandari
NPM :
1C214761
Kelas :
4EA08
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam
suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak
bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan
informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan
secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.
Hal
yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai
berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan
dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara
yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Revisi
dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang
telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan
untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga
sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis
sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis
pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan
maupun format penulisannya.
Keterampilan
dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis
agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang
direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif
sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain:
1) Bagaimana
pengorganisasian melalui outline?
2) Bagaimana
pemilihan kata yang tepat?
3) Bagaimana
membuat kalimat yang efektif?
1.3 Tujuan
Paper ini
bertujuan untuk:
1)
Memberikan penjelasan mengenai pengorganisasian
melalui outline.
2)
Memberikan penjelasan mengenai pemilihan
kata yang tepat.
3)
Memberikan penjelasan mengenai pembuatan
kalimat yang efektif.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengorganisasian Melalui Outline
Pada
dasarnya untuk mencapai pengorganisasian pesan yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu (1) mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, (2) menetapkan
urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan
Ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang
harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu
muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan
pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan. Hal ini karena
dengan adanya outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secara garis
besar dapat digolongkan sebagai berikut:
· Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok
akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide
pokok dirangkum ke dalam dua hal: (a) apa yang Anda inginkan terhadap audiens
untuk melakukannya atau memikirkannya, (b) alasan yang mendasar mengapa mereka
harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
· Nyatakan poin-poin pendukung yang
penting
Adanya poin-poin pendukung akan
sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
· Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap
ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang
dapat disajikan, outline yang dibuat akan semakin baik.
2.
Menentukan
Urutan Ide dengan Rencana Organisasional
Untuk
dapat menentukan urutan, ada dua pendekatan:
a. Pendekatan langsung (direct
approach)
Di dalam pendekatan langsung, ide
pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan
pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (indirect
approach)
Di dalam pendekatan tidak langsung,
bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Setelah memilih suatu pendekatan,
kemudian memilih rencana organisasional yang terbagi menjadi:
1.
Direct Request
Direct
request dapat berbentuk surat atau memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu
produk baru dan Anda berkeinginan untuk mengetahui berbagai hal mengenai produk
tersebut, seperti karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka Anda dapat
menggunakan direct request.
2.
Pesan-pesan Rutin, Good News,
Good will
·
Pesan-pesan
rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang
baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu pesan rutin,
Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan terhadap pembaca
setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan. Pesan-pesan rutin layak untuk
memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan
surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan, konsumen, klien, dan
sebagainya.
·
Good
News merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan. Contoh good news tentang pekerjaan antara lain: penerimaan kerja,
kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya,
kenaikan gaji, dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja. Contoh good news
tentang produk antara lain: diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat
tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), membeli produk dalam jumlah
tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru atau
produk aksesoris).
·
Pesan-pesan
Good Will merupakan pesan yang menimbulkan suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan
hubungannya dengan konsumen ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang
bersifat kekeluargaan. Beberapa bentuk good will diantaranya: ucapan selamat
(congratulations), penghargaan (messages of appreciation), ucapan
(condolences), dan ucapan salam (greetings).
3.
Pesan-pesan Bad News
Pesan-pesan
bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita yang
tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran, menolak kredit,
melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan pangkat. Jika Anda membuat
pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat
dengan menggunakan bahasa yang halus.
4.
Pesan-pesan Persuasif
Persuasi
merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan
audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasi yang
efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara
yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan
membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan
dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif
bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau
gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan
tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
2.2 Pemilihan Kata Yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan
kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak
diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang
waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi
menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu dicermati sehubungan dengan
pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis:
1.
Pemilihan kata yang dikenal audiens.
2.
Pilihan kata-kata yang singkat (efisien).
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda.
2.3 Membuat
Kalimat Yang Efektif
Kalimat yang efektif
adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:
1. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
1. Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
2.
Mampu menimbulkan pengertian yang sama
tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang
dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.
Jika kedua syarat ini
dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka yang terlibat
dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan
sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan
penalaran.
Kesatuan gagasan di
sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis
sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek.
Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat
berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan
yang mengandung pertentangan.
Contoh:
·
Semua karyawan perusahaan tersebut
mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal).
·
Ia bekerja di unit keuangan pada
perusahaan itu, tetapi ia merasaü
kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan).
Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan).
Kepaduan yang baik
adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau
kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki
hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih
renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan
disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:
·
Adik saya yang paling kecil memukul
anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik).
·
Adik saya yang paling kecil memukul
dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik).
BAB
III
KESIMPULAN
Pesan-pesan
bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses pelaksanaan
bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan
sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang
bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga
menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk
merevisi pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan.
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara
efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan
pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya
Gaya penulisan yang efektif dimulai
dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara
lain memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal secara umum,singkat, dan
hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis
yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga
jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang
singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens anda dalam
memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf
dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain dengan menggunakan
ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat, melakukan
klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving).
Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat
saja.
DAFTAR
PUSTAKA
http://blogserbabis.blogspot.co.id/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
http://www.pintarsekolah.id/2016/05/pemilihan-kata-yang-tepat-dalam-pesan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar