Perencanaan Laporan Bisnis

SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS

Nama           : Setiana Putri Wulandari

NPM            : 1C214761

Kelas            : 4EA08

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Lembaga-lembaga organisasi untuk semua jenis bisnis. Pemerintah, jasa, dan social, dihadapkan dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Untuk semua level organisasi, mulai dari manajemen level bawah, menajemen tingkat menengah, hingga manajemen puncak, semuanya memerlukan berbagai macam informasi yang sangat diperlukan bagi proses pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu laporan.

Laporan bisnis itu adalah suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.

Sedangkan laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan.

1.2     Rumusan Masalah

          Berdasarkan latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain:

1)   Apakah pengertian dan jenis laporan bisnis?

2)   Apa yang menjadi bagian pokok dalam laporan bisnis?

3)   Bagaimana pengorganisasian isi dalam laporan bisnis?

4)   Bagaimana penulisan laporan singkat?

5)   Bagaimana membuat laporan bisnis yang baik?

1.3     Tujuan

          Paper ini bertujuan untuk:

1)   Memberikan penjelasan mengenai pengertian dan jenis laporan bisnis.

2)   Memberikan penjelasan mengenai bagian pokok dalam laporan bisnis.

3)   Memberikan penjelasan mengenai pengorganisasian isi dalam laporan bisnis.

4)   Memberikan penjelasan mengenai penulisan laporan singkat.

5)   Memberikan penjelasan mengenai pembuatan laporan bisnis yang baik.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut:

1)   Menurut fungsinya

·       Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

·       Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh: Laporan Kemajuan Pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

             2)   Menurut subyeknya

·       Suatu laporan dapat dibedakan menurut  departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh: Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

             3)   Menurut Formalitasnya

·       Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau non-formal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.

·       Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

             4)   Menurut keasliannya

·       Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

·       Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

·       Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

·       Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

              5)   Menurut frekuensinya

·       Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan

·       Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

              6)   Menurut jenisnya

·       Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

·       Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

               7)   Menurut Kegiatan Projek

·       Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

               8)   Menurut pelaksanaan Pertemuan

·       Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

·       Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

·       Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.2     Bagian Pokok Dalam Laporan Bisnis

1)        Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

a.    Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan

b.    Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis

c.    Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan

d.   Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis

e.    Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis

f.     Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi

g.    Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

h.    Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

i.      Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

j.      Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

            2)        Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

            3)        Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1)        Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

2)        Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

3)        Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

4)        Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

2.3     Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

1)      Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2)      Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.

2.4     Penulisan Laporan Singkat

1)      Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain:

·      Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

·      Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

·      Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

·      Format memo atau surat.

2)      Perencanaan Laporan Singkat

·      Penentuan Format dan Panjang Laporan

Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini:

a.    Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.

b.    Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.

c.    Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut: tanggal, kepada, dari, dan subyek.

d.   Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

3)      Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu:

·      Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.

·      Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.

·      Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis,

4)      Pengorganisasian Laporan Singkat

·      Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

a.    Laporan Periodic (berkala)

Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan: (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.

b.    Laporan Aktifitas Personal (Individu)

Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.

·      Pengorganisasian Laporan analitikal

Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.

a.    Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b.  Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung, pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.

c.  Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.

2.5     Membuat Laporan Bisnis Yang Baik

1)   Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

·      Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

·      Laporkan semua fakta yang relevan.

·      Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

·      Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

·      Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

·      Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2)                      Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

·      Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

·      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

·      Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

·      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

·      Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

·      Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a.    Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b.    Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c.    Kapan suatu laporan dibuat?

d.   Ke mana laporan akan dikirim?

e.    Mengapa suatu laporan dibuat?

f.     Bagaimana sikap pembaca?

BAB III

KESIMPULAN

Bebagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatuperusahhan agar kegiatan oprasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan laporan bisnis dapat digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Mereka yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih manajemen, akuntansi, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti.

Secara umum, suatu laporan mencakup tiga bagian penting, yaitu bagian pendahuluan, teks, dan penutup. Bagian penutup mencakup antara lain otoritas, tata letak, maslah, tujuan, ruang lingkup, metodologi, sumber, latar belakang, definisi istilah, keterbatasan, dan pernyataan singkat atas hasil yang telah dilakukan. Adapun bagian teks mencakup antara lain penjelasan semua informasi penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara lain rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi. Cara mengorganisasikan tubuh laporan ada 2, yaitu induktif dan deduktif . sementara cara mengoraganisasikan teks laporan antara lain dengan menggunakan kriteria atau topik berdasarkan urutan kejadian, urutan lokasi, menggunakn proses alphabet, dan tingkat pentingnya.

Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan singkat atau laporan informal sering menggunakan bentuk memo atau surat-surat, sedangkan laporan yang lebih formal disajikan dalam bentuk manuskrip.

DAFTAR PUSTAKA

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/bagian-pokok-dalam-laporan-bisnis/

https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/

http://vitaloka09.blogspot.com/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html

http://iniaku2012.blogspot.com/2012/05/laporan-bisnis.html

http://amiraazzahra.blogspot.com/2011/12/laporan-bisnis.html

http://almiyansyahamkashare92.blogspot.com/2014/09/materi-komunikasi-bisnis-pengertian.html

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://mabatugas.blogspot.co.id/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html