SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS
Nama :
Setiana Putri Wulandari
NPM :
1C214761
Kelas :
4EA08
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Presentasi
dilakukan untuk menyampaikan informasi atau pemikiran-pemikiran baru mengenai
suatu masalah agar dapat dipahami oleh audience. Namun tidak semua orang bisa
melakukan presentasi. Hal ini dikarenakan prosentasi dilakukan banyak orang,
bahkan tidak jarang audience belum kenal sama sekali oleh presentator. Sehingga
wajar jika presentator merasa gugup dan grogi yang akhirnya dapat mempengarui
penampilannya di hadapan audience. Persiapan yang kurang sangat mempengaruhi
seseorang ketika akan berpresentasi. Latihan dan memahami masalah yang akan
dibahas terlebih dahulu, terkadang orang yang sudah mahirpun tetap akan merasa
gugup pada awalnya. Ada beberapa trik dan tahap yang perlu diperhatikan dalam
melakukan presentasi agar bisa lancar dan tidak terlalu gugup ataupun cangguang
ketika mengahadapi audience.
Presentasi
adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin atau salah satu
bentuk komunikasi. presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu topik,
pendapat atau informasi kepada orang lain. Berbeda dengan pidato yang lebih
sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering
dibawakan dalam acara bisnis.
Presentasi
juga adalah penyampaian suatu materi atau masalah kepada pendengar dan khalayak
yang mengikuti presentasi. Presentasi dapat pula diartikan sebagai kegiatan
seseorang yang berbicara di hadapan public, baik dalam kegiatan seminar,
kuliah, mengajar di kelas, ataupun kegiatan sejenis. Orang yang menyampaikan
presentasi disebut presentator atau presenter, sedangkan orang yang menghadiri
presentasi disebut audience. Selain makalah, juga menyiapkan media/alat bantu
yang diperlukan dalam presentasi. Kemudian latihan sebelum melakukan presentasi
agar benar-benar siap dan menyesuaikan penyampaian materi dengan waktu yang
disediakan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain:
1) Apa
saja persiapan dasar presentasi bisnis?
2) Bagaimana
penggunaan alat bantu dalam presentasi?
3) Bagaimana
menganalisa audiens?
4) Bagaimana
cara mempersiapkan diri dan mental?
1.3 Tujuan
Paper ini
bertujuan untuk:
1) Memberikan
penjelasan mengenai persiapan dasar presentasi bisnis.
2) Memberikan
penjelasan mengenai penggunaan alat bantu dalam presentasi.
3) Memberikan
penjelasan mengenai menganalisa audiens.
4) Memberikan
penjelasan mengenai cara mempersiapkan diri dan mental.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Persiapan yang diperlukan untuk
presentasi bisnis mencakup beberapa hal (Djoko Purwanto, 2006) antara lain:
1. Penguasaan
topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan
terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting
agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.
2. Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di
samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
3. Menganalisis
Audiens
Agar
tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu
mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.
4. Menganalisis
Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi
Agar
presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat is akan
melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman
terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan
memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu
presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut.
2.2 Penggunaan
Alat Bantu Dalam Presentasi
Presentasi
pada saat ini tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan
tanpa alasan, teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter
kepada Audiens. Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati
dan di pahami oleh Audiens.
Setiap
orang memiliki perbedaan dalam menerima suatu pesan yang di sampaikan oleh
pembicara/pemberi pesan. Ada yang mudah menerima pesan dalam bentuk
audio/suara, gambar/visual, atau keduanya. Sebagai pemberi pesan yang baik,
kita harus memahami karakter Audiens, yakni dengan cara mempersiapkan segala
hal yang dapat membantu kegiatan presentasi. Dan salah satunya adalah dengan
alat bantu, bisa berupa audio maupun visual, warna background. Dan
berikut beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi:
· Microphone dan Sound
Microphone dan sound adalah salah
satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan presentasi. Ruangan
yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi kekuatan volume suara si
presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa yang di sampaikan oleh
presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi keganduhan, bisa di
pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.
· Proyektor dan Layar
Proyektor dan Layar sudah sering di
pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar, workshop, kuliah umum, pokoknya
semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat ini dapat meningkatkan
efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap audiens. Alat ini
dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut beberapa orang
penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih mudah di pahami
oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah gambar berbicara
seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan slide ataupun video
pendukung presentasi.
· Laptop atau Komputer
Laptop dan Komputer sudah bukan
barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang. Seakan-akan barang kebutuhan
pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di temukan di berbagai tempat,
baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat perbelanjaan, dan di
tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan presentasi, alat ini sangat
membantu presenter untuk menyampaikan pesanya kepada audiens, entah dalam
bentuk audio maupun visual.
Biasanya presenter akan menampilkan
power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.
· Papan Tulis
Papan tulis memang sudah jarang
dipakai di acara presentasi. Namun adakalanya papan tulis itu masih bisa
terpakai untuk mendukung jalanya sebuah presentasi.
Papan tulis biasa dipakai untuk
menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk disampaikan oleh sebuah
kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa yang disampikan oleh
presenter.
· Laser Pointer
Sekilas, alat ini memang terlihat
kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif untuk mendukung kegiatan
penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk memudahkan presenter dalam
menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk slide power point, presenter
tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next” atau menggerakan kursor pada
laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser pointer untuk melanjutkan ke
tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide sebelumnya dan presenter bisa
mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya laser pada alat ini.
· Aplikasi Power Point
Power Point adalah aplikasi keluaran
windows, aplikasi ini adalah salah satu aplikasi yang paling sering digunakan
di seluruh dunia untuk kegiatan presentasi. Aplikasi biasanya dipakai oleh
perusahaan-perusahaan, sekolah, organisasi, pemerintahan, dan lain sebagainya.
Aplikasi ini menjadi media utama
penyampaian presentasi, misalnya pada presentasi produk/iklan mini, profil
perusahaan, dan presentasi online. Presentasi semacam ini dapat disertai dengan
narasi dan ilustrasi suara, musik, atau video yang dimainkan pada saat
presentasi.
2.3 Menganalisa
Audiens
Analisis
audiens adalah ketika Anda
mempertimbangkan semua unsur unsur yang
terkait dalam mendefinisikan karakteristik demografs (juga dikenal sebagai
Demografi) audiens Anda (McQuail, 1997).
Cara
Melakukan Pendekatan dalam Analisis Audien, beberapa diantaranya yaitu :
1. Direct Observation
Melakukan observasi langsung,
observasi ini dilakukan untuk mencari data kualitatif. Data kualitatif
merupakan data yang berupa tulisan yang berisi tentang tingkah laku atau sifat
manusia yang dapat diamatai atau data
yang tidak memerlukan literatur atau buku-buku untuk melakukan observasi
tersebut. Dalam melakukan observasi ini kita hanya menggunakan lima alat indera
kita. Observasi ini mmrupakan observasi yang paling mudah karena hanya
mengandalkan alat indera kita saja.
2. Inference
Inference atau Memberikan kesimpulan
merupakan perpanjangan logis dari direct observation. Setelah melakukan direct
observation, kita membuat atau menarik kesimpulan mengenai audiens kita yang
hadri pada saat melakukan pidato atau public speaking
3. Data Sampeling
Metode yang terakhir adalah data
sampeling atau sampel data. Data sampeling ini kita memberikan angket atau
kuisioner yang berupa pertanyaan atau pernyataan mengenai sebuah topik yang
ingin diajukan oleh seorang yang akan melakukan public speaking dalam mencari
tahu audiensnya. Data sampling menggunakan bukti statistik untuk mengukur dan
menjelaskan karakteristik penonton.
Beberapa cara untuk melakukan data
sampeling yaitu:
·
Basic
Quisioner
Basic questionnaire adalah serangkaian pertanyaan lanjutan
untuk menghasilkan data demografi dan sikap dari audiens. Basic quisioner atau
kuiioner dasar ini sering digunakan oleh kebanyakan orang. Pertannyaannya yaitu
berupa pertanyaan yang bentuknya seperti esay pada saat ulangan.
·
Ordered
Categories
Ordered Categories memberikan isian yang bersifat
memerintah. Contohnya: “urutkan hal yang paling Anda sukai sampai yang
paling Anda tidak sukai.” Kata yang bersifat perintah pada contoh tersebut
yaitu kata “urutkan”. Tempat untuk mengisi perintah tersebut biasanya berderet
ke bawah.
·
Like-type
Testing
Adalah ketika anda membuat
pernyataan, dan meminta tomohon (audiens) untuk mengukur kedalaman sentiment mereka
terhadap pernyataan positif, negative atau netral. Kuesioner ini berupa
memberikan tanggapan atau persetujuan mengenai suatu hal dengan cara memberikan
rating 1-5.
Kategoi
Analisis Audiens
·
Situational
analysis
Analisis
situasi merupakan kategori dalam analisis audiens. Dalam analisis situasi, seorang
public speaking harus melihat situasi saat akan melakukan pidato atau berbicara
di depan publik. Dengan menganalisis situasi maka saat public speaking tidak
akan terjadi miss komunikasi karena sudah mengetahui kondisi audiens
sebelumnya.
· Demographic analysis
Analisis
demografi merupakan analisis latar belakang audiens kita. Contohnya, suku,
latar belakang pendidikan, pekerjaan, jenis kelamin, pendapatan, agama, ras,
dan lain sebagainya.
·
Psychological
analysis
Analisis
psikologi merupakan analisis yang dilakukan
terhadap audiens oleh seorang public speakers dengan tujuan untuk
mengetahui sikap audiens seperti apa.
·
Multicultural
analysis
Analisis
multi-budaya yaitu kita sebagai public speaker harus mengetahui budaya-budaya
dari audiens kita supaya tidak menyinggung salahsatu budaya pada saat kita
melakukan bicara di depan publik.
·
Interest
and knowledge analysis
Analisis
yang terakhir merupakan analisis ketertarikan dan pengetahuan. Kita harus
menganalisis audiens kita sejauh mana ketertarikan audiens kita terhadap topik
yang akan dibawakan pada saat melakukan public speaking. Selain itu kita juga
harus bisa menganalisis pengetahuan audiens kita sejauh mana, jangan sampai
pengetahuan audiens lebih jauh dari kita mengenai topik tersebut. Jika hal
tersebut terjadi, maka akan terjadi sikap mengabaikan si pembicara karena
audiens merasa sudah mengetahui lebih jauh topik tersebut sehingga tidak
terjadi ketertarikan akan topik tersebut.
2.4 Persiapan
Diri dan Mental
PERSIAPAN MENTAL
Hal yang paling penting dalam
persiapan kita untuk berbicara di depan publik adalah membangun rasa percaya
diri dan mengendalikan rasa takut dan emosi kita. Bahkan banyak pakar
komunikasi yang mengatakan bahwa persiapan mental jauh lebih penting daripada
persiapan materi atau bahan pembicaraan. Meskipun demikian, persiapan materi
juga sangat mempengaruhi kesiapan mental kita. Kesiapan mental yang positif
merupakan syarat mutlak bagi kita dalam berbicara di depan publik. Pastikan
juga bahwa anda beristirahat dan tidur yang cukup menjelang waktu anda
berbicara di depan publik dan majulah dengan sikap optimis dan sukses. Berikut
adalah hal-hal yang perlu kita perhatikan dalam menyampaikan pesan kepada
publik:
· Kualitas suara kita merupakan faktor kunci yang
menentukan apakah hadirin memperhatikan kita maupun pesan yang kita sampaikan.
Pastikan bahwa suara anda cukup keras dan jelas terdengar bahkan oleh hadirin
yang duduk paling jauh dari anda sekalipun. Jika tersedia, selalu gunakan
pengeras suara (loudspeaker), meskipun anda merasa suara anda sudah cukup
keras. Cobalah dengan berlatih mendengarkan suara anda sendiri. Caranya dengan
menutup mata, berbicaralah, kemudian perhatikan kualitas, kekuatan dan
kejelasan suara anda.
· Bahasa dan kata-kata yang kita gunakan merupakan
faktor kunci lain yang menentukan kemampuan komunikasi kita. Bahasa yang baik
dan tepat dapat membantu memperjelas dan meningkatkan kualitas presentasi atau
pembicaraan kita. Oleh karena itu perlu sekali bagi kita untuk memperhatikan
kata-kata dan bahasa yang kita pilih.
· Penampilan adalah kesan pertama. Jadi kita
harus pastikan bahwa pada saat kita maju atau berdiri untuk berbicara, hadirin
atau audiens kita memperoleh kesan yang baik terhadap kita. Pastikan bahwa
penampilan kita membawa pesan yang positif, dan kita kelihatan lebih baik dan
merasa lebih baik. Gunakan pakaian yang sesuai dengan suasana pertemuan, dan
sesuai dengan jenis pakaian yang digunakan oleh para hadirin lainnya.
· Komunikasi Non-verbal
Yang dimaksud dengan komunikasi
non-verbal adalah: kontak mata, ekspresi wajah, penampilan fisik, nada
suara, gerakan tubuh, pakaian dan aksesorisyang kita gunakan semuanya
memberikan efek atau pengaruh yang cukup besar terhadap penyampaian pesan kita.
Para hadirin akan kebingungan ketika bahasa tubuh kita misalnya berbeda dengan
bahasa verbal yang kita ucapkan. Biarkan tubuh kita berkomunikasi juga dengan
audiens kita. Bahasa tubuh kita sebagai pembicara atau pengirim pesan dan
bahasa tubuh pendengar atau audiens kita dapat membantu atau menghalangi proses
komunikasi. Jika hadirin duduk dengan sikap seperti mau tidur atau menunjukkan
wajah bosan, berarti kita harus mengubah suasana atau cara kita menyampaikan
pesan.
BAB
III
KESIMPULAN
Presentasi bisnis kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis,
baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi,
dan teknologi informasi. Oleh karena itu, mereka perlu memerhatikan berbagai
faktor yang dapat menunjang keberhasilan presentasi secara efektif.
Presentasi bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan
pesan-pesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi
audiens untuk melakukan sesuatu. Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan
dapat saja bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu
bagi audiens. Sebelum melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa
hal seperti penguasaan materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu
presentasi bisnis, menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat
berlangsungnya presentasi bisnis.
Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini
cukup banyak variasinya mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu
visual elektronik dengan teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam
presentasi bisnis, alat bantu itu diharapkan mampu memperjelas pemahaman para
audiens dalam menangkap suatu materi dan menarik bagi audiens. Selain itu,
perlu juga seorang presenter menganalisis bahasa tubuh yang sebaiknya
digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas. Satu hal yang tak boleh dilupakan
adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan rasa percaya diri dan
berlatih melakukan presentasi bisnis. Melalui presentasi ini, saya harap akan
membawa hal yang positif bagi bisnis saya dan dapat meningkatkan penjualan
produk tersebut.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar