SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
DISUSUN OLEH:
Nama :
Setiana Putri Wulandari
NPM :
1C214761
Kelas :
4EA08
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manusia di
dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukanorang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentukdari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di
dalamkelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakanmasalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari
atasan danbawahannya.
Di antara
kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah atau
komunikasi timbal balik, untuk itudiperlukan adanya kerja sama yang diharapkan
untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk
mencapai tujuan suatu organisasi. Kerjasamatersebut terdiri dari berbagai
maksud yang meliputi hubungan sosial maupunkebudayaan. Hubungan yang terjadi
merupakan suatu proses adanya suatu keinginanmasing-masing individu, untuk
memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapatmemberikan manfaat untuk kehidupan
yang berkelanjutan.
Komunikasi
organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiranpesan di
antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasitertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubunganhierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan
komunikasi kelompok.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang diatas maka didapatkan beberapa rumusan masalah antara lain:
1) Bagaimana
pola dalam komunikasi?
2) Bagaimana
cara mengelola komunikasi bisnis?
3) Apa
yang menjadi masalah komunikasi dalam organisasi?
1.3 Tujuan
Paper
ini bertujuan untuk:
1) Memberikan
penjelasan mengenai pola dalam komunikasi.
2) Memberikan
penjelasan mengenai pengelolaan komunikasi bisnis.
3)
Memberikan penjelasan mengenai masalah
komunikasi dalam organisasi.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Pola Komunikasi Bisnis
1)
Struktur
Lingkaran
Dalam
struktur lingkaran, sebuah organisasi tidak memiliki pemimpin, semua anggota
posisinya sama, mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk
mempengaruhi kelompok.Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua
anggota bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi
tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada
setiap level, pada intinya setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota
lain disisinya.
2)
Struktur
Roda (Wheel Network)
Dalam
struktur roda, sebuah organisasi memiliki pemimpin yang jelas, yaitu posisinya
dipusat. Struktur ini memasukkan satu orang yang berkomunikasi dengan
masing-masing orang dari sejumlah orang lainnya, satu orang tersebut adalah
peimpin. Orang (pemimpin) ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan
menerima pesan dari semua anggota.
Oleh
karena itu, jika seorang anggota ini berkomunikasi dengan anggota lain maka
pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya. Orang yang berada ditengah
(pemimpin) mempunyai wewenang dan kekuasaan penuh untuk mempengaruhi
anggotanya. Penyelesaian masalah dalam stuktur roda dapat dikatakan cukup
efektif tapi keefektifan itu hanya mencakup masalah yang sederhana saja.
3)
Struktur
“Y” (Y Network)
Struktur
Y relative kurang tersentralasasi dibanding karakteristik individu dan perilaku
komunikasi dalam struktur roda. Tetapi lebih tersentralasasi dibanding dengan
pola lainnya.
Jaringan
Y memasukkan dua orag sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya
pda batas luar suatu pengelompokan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan
rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi bersifat
disentralisasi atau dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan
orang-orang tertentu saja.
Dalam
struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas, tetapi semua aggota lain berperan
sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat mengirim dan menerima pesan dari dua
orang lainnya, sedangkan ketiga anggota lainnya terbatas hanya dengan satu
orang saja.
4)
Struktur
Rantai (Chain Network)
Dalam
struktur rantai dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah
(downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando)
baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan.
System komunikasi dalam struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja.
System komunikasi dalam struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja.
Keadaan
terpusat juga terjadi disini. Orang yang berada ditengah lebih berperan sebagai
pemimpin dari pada mereka yang berada diposisi lain. Dalam struktur ini,
Sejumlah saluran terbuka dibatasi, orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi
degan orang-orang tertentu saja.
5)
Struktur
Bintang/Struktur Seluruh Jaringan (Pinwheel Network)
Struktur
ini juga hampir sama dengan struktur limgkaran. Dalam arti semua amggota adalah
sama dan semuanya memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota
lainnya.
Pada
jaringan pinwheel seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi sengan
setiap orang lainnya. Jaringan pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi
yang desentralisasi. Jaringan terpusat/sentralisasi dan desentralisasi memiliki
kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih
efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif dan lebih bagus untuk pergerakan
informasi secara cepat.
2.2 Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola
komunikasi, yaitu:
1) Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk
dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut ini:
· Mengurangi jumlah pesan
· Instruksi yang jelas
· Mendelegasikan tanggung jawab
· Melatih petugas
2)
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu
perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam
suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun
reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi
tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
· Bersikap diam, tidak mengatakan
sesuatu, atau
· Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan
cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada
public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam
artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam
kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan
inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada
beberapa hal yang dapat dilakukan seperti:
· Siapkan tim yang terampil atau
cekatan dalam penanganan krisis
· Usahakan agar manajemen puncak
segera bertindak pada saat krisis terjadi
· Ciptakan sebuah pusat informasi
sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan
elektronik komunikasi
· Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
· Tunjukkan keseriusahan perusahaan,
bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
2.3 Masalah
Komunikasi Dalam Organisasi
Faktor hambatan yang biasanya
terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1)
Hambatan Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas
dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di
bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi
dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2)
Hambatan Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara
efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan
lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3)
Hambatan Manusiawi
Hambatan
ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini
mencakup:
· Hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
· Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim
psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana
dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis,
organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang
berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
BAB III
KESIMPULAN
Terdapat 5 pola komunikasi bisnis,
yakni; Struktur Lingkaran, Struktur Lingkaran, Struktur “Y” (Y Network),
Struktur Rantai (Chain Network), dan Struktur Bintang/Struktur Seluruh Jaringan
(Pinwheel Network).
Dalam hal mengelola komunikasi terdapat 2 hal yang
perlu diperhatikan, yaitu dengan penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin
(mengurangi jumlah pesan, instruksi yang jelas, mendelegasikan tanggung jawab,
melatih petugas), dan penanganan krisis komunikasi (Bersikap diam (tidak mengatakan
sesuatu), atau katakan apa yang terjadi dan segera).
Terdapat
3 faktor hambatan komunikasi dalam organisasi, yaitu; hambatan teknik, hambatan
semantic, dan hambatan manusiawi.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar